数据部门应如何平衡企业内外部文件交换的效率与安全性?


来源:纵横网 浏览量(1.3w) 2024-04-30 16:52:35

在日常运营经营中,很多企业存在与外部客户的业务数据往来,如生产型企业与上下游供应链间的制造设计相关文件交换、金融企业与外部监管机构和合作方间的重要客户数据收发、文化娱乐产业内外部关于作品素材的传输交流等。当内外部数据文件交换较为频繁、且关系到重要业务开展时,企业就需要引入或建设专业的数据文件交换平台来保障内外部数据交换的顺利进行。

很多企业的数据平台建设由内部的安全部门或IT信息部门负责,IT安全部门在引入数据交换平台时,会收集和归纳业务部门的使用需求,再进行详尽的市场调研,充分了解市场产品功能和价值后进行必要的招投标流程,最终确定并选择最优的产品方案。

但,问题出现了。IT安全部门引入数据交换平台后,却发现业务部门在使用中时有抱怨、反馈产品无法完全匹配需求、不好用不想用。这是什么原因呢?

究其原因,是因为IT安全部门和业务部门对于数据交换平台,关注的价值点是不一样的。

业务部门:便捷、稳定、高效、可靠

业务部门作为数据交换平台的直接使用方,其关注的更多是平台的功能和使用体验层面。整体来看,业务部门的需求可以概括为“好用又便捷的产品”。

1)操作便捷、无门槛

很多业务部门人员并没有专业的计算机知识背景,对于操作较为复杂、涉及技术理解层面的产品,就存在较大的操作难度。因此,业务部门对数据交换平台首要的需求就是操作便捷,而便捷则体现在不受时间、地点、网络条件限制,界面简洁、功能清晰、描述易懂、没有理解门槛等。

2)传输稳定、速度快

业务部门经常涉及到专业文件、大体量文件和海量文件的传输,因此,需要平台具备高效的传输性能,可以稳定支持大文件传输,同时,也要保证快速的传输速度。

3)产品可靠、出错低

如果产品在传输和日常使用中,经常出现传输出错、漏传、丢件或者系统崩溃、闪退等问题,那么,不仅降低使用体验,也会影响业务的正常开展。对于业务部门来说,要保证产品在使用和传输上都是稳定的,达到出错率低甚至为零。

4)外部人员可便捷高效使用

涉及到与外部用户的文件交换,需要文件流转、协作过程高效,保证外部用户的使用需求:可以便捷进行文件收取和下载、可以对内发送文件、重要文件有通知动作等。

IT安全部门:安全、合规、可控、管理

与业务部门不同,IT安全部门一般并不直接使用数据交换平台,而是将其作为一部分、列入公司的整体平台管理和安全管理中。因此,IT安全部门更侧重文件交换平台的安全管理层面。

1)产品安全合规

产品的安全合规性包括产品资质、传输技术、防泄密机制等,IT安全部门既要确保产品符合法律法规要求,又要确认具体到使用层面有多重安全保护策略。当业务部门对外发送文件数据时,可以基于产品的机制防止数据泄露事件发生。

2)使用可控可审计

IT安全部门除了要防范安全事故的发生,也需要做到在事故发生时快速定位到问题、及时止损。因此,对于文件的外发行为,平台要满足精细管控,对外部的接收人员可以进行使用权限设置;同时有详细、完整的传输记录以便审计。

3)产品功能可以解决核心诉求

与业务部门关注产品在使用环节的具体功能不同,IT安全部门更关注产品在整体上是否满足核心诉求。当满足核心诉求时,IT安全部门会从公司全局规划考虑,选择最合适的产品;在这个过程中,影响用户体验的产品设计可能就会被忽略。

如何平衡、兼顾业务部门与安全部门的需求?

由于业务部门和IT安全部门在评估和选择数据交换平台时,关注的价值点存在较大区别,所以才会出现IT安全部门引入的平台难以满足业务部门需求的情况。

那么,如何平衡和兼顾两方的需求和考虑点呢?

解决方案是飞驰云联企业文件安全外发系统。

飞驰云联企业文件安全外发系统,定位于帮助实现企业内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收文件数据。具备优化升级的文件协作及发送功能、稳定可靠的传输性能,同时,满足企业安全合规要求,防止重要数据泄露,帮助企业实现更高效、安全、便捷的内外部数据交换需求。

对比其他解决方案,飞驰云联企业文件安全外发系统对企业来说具有以下突出价值点:

1、多重策略保障安全合规

首先,飞驰云联企业文件安全外发系统符合等级保护要求,并且支持私有化部署,敏感数据都存储在企业自有设备中,保障企业对数据的所有权和控制力。

其次,系统内置了杀毒系统,对于携带病毒的文件,将及时阻断隔离;而对于涉及敏感信息的文件,由系统的文件自动识别功能判定内容违规后,便会第一时间告警通知管理员及时处理。

最后,文件外发前需经过审核,审批策略可以根据企业管理灵活设定。系统对外发文件会进行加密封装,发送方可以通过口令、机器码等方式对接收方进行安全认证,此外,还可以对接收方的文件使用权限做进一步控制,如覆盖水印、只读、打印等,来最小化文件外泄的风险。

 

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2、多项技术保证传输性能

在传输性能的升级上,飞驰云联文件安全外发系统提供自有CUTP超高速传输协议,带宽利用率可稳定提升至80%,最大程度保障传输效率。

而涉及到大文件、海量文件传输时,系统采用了大文件(TB级)虚拟分块技术、智能增量传输技术、多级并行传输技术和断点续传、错误重传、一致性校验等多重手段,来保证大体量业务数据,稳定、高效的传输,是企业图纸、图像、代码、日志等大体量文件传输的可靠通道。

3、多样日志满足审计需求

对于IT安全部门较为关注的日志功能,飞驰云联文件安全外发系统也做了最大的优化。与普通平台仅保留传输操作等日志不同,飞驰云联文件安全外发系统对于传输动作和传输文件均做了完整的日志记录,从上传、下载、传输、删除等操作,到具体的传输文件,系统均全面、真实记录并保留原始文件。

此外,系统还提供日志统计查询和导出服务,企业随时可进行审计追溯。

 

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4、多方设计提升使用体验

飞驰云联文件安全外发系统无需安装客户端,仅需通用浏览器即可使用,便于用户随时登录操作。

用户界面简洁清晰,“傻瓜式”操作不仅节省IT安全部门的培训成本,业务部门在使用时也能方便省力。

此外,功能操作和收发流程在产品设计上也沿用了简单便捷的风格,保证用户即使单独操作,也没有理解门槛,对于IT安全部门将产品在企业内推广也起到积极的促进效果。

 

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飞驰云联文件安全外发系统,已广泛应用于政府单位、高科技企业、金融行业、汽车制造业、半导体行业等多个多个重要行业,服务于泰康养老保险、中国长安汽车、东风雷诺汽车、歌尔股份等多家500强企业,优化了企业原本的文件外发流程,在提升业务部门工作效率和使用满意度的同时,也为IT安全部门做企业整体安全管理提供了可靠的基础,是企业开展内外部数据文件交换的优质平台选择。







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